Diese Erklärung beschreibt, wie in der Software Hyrona personenbezogene Daten verarbeitet werden. Für die Website harbi-consulting.de gilt zusätzlich die allgemeine Datenschutzerklärung.
Hyrona ist ein Angebot der Harbi Consulting GmbH, Eckendorfer Straße 91, 33609 Bielefeld. Fragen zum Datenschutz: management@hyrona.de.
Hyrona ist eine Software für Bewerbermanagement, betrieben unter app.hyrona.de. Bewerberdaten verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Unternehmens, das Hyrona nutzt. Verantwortlich für diese Daten im Sinne der DSGVO ist dieses Unternehmen; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Für die Konten der Nutzerinnen und Nutzer von Hyrona sind wir selbst verantwortlich.
Konten. Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Zugriffsrechte der Personen, die mit Hyrona arbeiten, sowie technische Protokolle zur Anmeldung.
Bewerbungen. Die Angaben, die Bewerberinnen und Bewerber im Bewerbungsformular machen — in der Regel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Antworten auf die Fragen der jeweiligen Kampagne — sowie hochgeladene Unterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse.
Korrespondenz. Nachrichten, die über Hyrona an Bewerberinnen und Bewerber gesendet werden, sowie deren Antworten, sofern ein Postfach verbunden ist.
Nutzerinnen und Nutzer können ihr geschäftliches Postfach bei Microsoft 365 oder Google Workspace mit Hyrona verbinden. Die Verbindung ist freiwillig. Für beide Anbieter gilt derselbe Umfang.
Hyrona verwendet den Lesezugriff auf das Postfach zu einem einzigen Zweck: Antworten von Bewerberinnen und Bewerbern der zugehörigen Bewerbung zuzuordnen und im Bewerbungsverlauf anzuzeigen. Ohne diese Funktion müsste jede Antwort manuell übertragen werden.
Erste Stufe — zur Zuordnung. Für die Nachrichten im Posteingang werden Absender, Empfänger, Betreff, Eingangszeitpunkt sowie die technischen Kennungen „Message-ID“, „In-Reply-To“ und „References“ gelesen. Diese Angaben werden ausschließlich im Arbeitsspeicher ausgewertet, um festzustellen, ob eine Nachricht die Antwort auf eine über Hyrona versendete E-Mail ist. Nachrichten ohne Bezug zu Hyrona werden nicht gespeichert.
Zweite Stufe — nur bei Zuordnung. Nur wenn eine Nachricht zu einem über Hyrona versendeten Gespräch gehört, werden zusätzlich der Textinhalt und die Dateianhänge abgerufen und gespeichert.
Hyrona liest ausschließlich den Posteingang. Andere Ordner, insbesondere Gesendet, Entwürfe, Papierkorb und Spam, werden nicht abgerufen. Der Zugriff erfolgt ausschließlich lesend: Hyrona kann in einem verbundenen Postfach keine Nachrichten senden, ändern oder löschen. Der Abgleich läuft alle fünf Minuten. Dateianhänge werden bis zu einer Gesamtgröße von 25 MB je Nachricht gespeichert.
Google Workspace: gmail.readonly — Lesen der Nachrichten im Posteingang, um Antworten zuzuordnen. openid und userinfo.email — Anzeigen, welches Postfach verbunden ist.
Microsoft 365: Mail.Read — Lesen der Nachrichten im Posteingang. User.Read — Anzeigen, welches Postfach verbunden ist. offline_access — Erneuern des Zugriffs, ohne dass eine erneute Anmeldung nötig wird. Bei Microsoft können ausschließlich geschäftliche Konten verbunden werden; private Microsoft-Konten sind serverseitig ausgeschlossen.
Die Verbindung kann jederzeit in Hyrona unter „Integrationen“ über „Trennen“ beendet werden. Dabei werden die gespeicherten Zugriffsdaten sofort gelöscht; Hyrona greift danach nicht mehr auf das Postfach zu. Bei Google wird die erteilte Berechtigung zusätzlich automatisch widerrufen und kann jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entzogen werden. Bei Microsoft sieht die Identity Platform keinen automatischen Widerruf durch die Anwendung vor; die Berechtigung kann unter myapplications.microsoft.com entfernt werden.
Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Hyrona über Google-APIs erhält, erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.
Hyrona’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Insbesondere gilt: Diese Daten werden ausschließlich verwendet, um Antworten von Bewerberinnen und Bewerbern der zugehörigen Bewerbung zuzuordnen und anzuzeigen. Sie werden nicht an Dritte übertragen, außer soweit dies zur Bereitstellung dieser Funktion erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder die Nutzerin oder der Nutzer ausdrücklich zustimmt. Sie werden nicht für Werbung verwendet. Sie werden nicht durch Menschen gelesen, außer mit ausdrücklicher Zustimmung, zu Sicherheitszwecken, zur Einhaltung geltenden Rechts oder in aggregierter und anonymisierter Form. Es werden keine Modelle für künstliche Intelligenz mit diesen Daten trainiert. Für Daten aus Microsoft 365 gelten dieselben Grundsätze.
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland — Betrieb der Anwendung. Serverstandort Falkenstein, Deutschland.
Supabase, Inc., San Francisco, USA, beziehungsweise Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513 — Datenbank und Dateispeicher. Die Speicherung erfolgt ausschließlich im Rechenzentrum Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Datenschutzanfragen: privacy@supabase.com.
Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland — Versand ausgehender E-Mails. An Brevo wird beim Versand ausschließlich die Adresse des verbundenen Postfachs als Antwortadresse übermittelt, damit Antworten dort eingehen. Inhalte, Betreffzeilen oder Anhänge aus dem Postfach werden nicht an Brevo übermittelt.
Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Der Anbieter des Datenbank- und Dateispeichers, Supabase, hat seinen Sitz außerhalb der EU; ein Zugriff aus einem Drittland im Rahmen von Wartung und Support ist damit nicht ausgeschlossen. Ein solcher Zugriff ist über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Supabase sind. Hetzner und Brevo haben ihren Sitz in der Europäischen Union.
Die Zugriffsdaten für verbundene Postfächer werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Der Anmeldevorgang folgt dem Standard OAuth 2.0 mit PKCE und ist an den Browser gebunden, in dem er begonnen wurde. Dateianhänge liegen in einem nicht öffentlichen Speicher und sind nur nach Berechtigungsprüfung abrufbar. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Der Zugriff innerhalb von Hyrona ist auf die Personen beschränkt, die für den jeweiligen Standort und die jeweilige Kampagne zuständig sind.
Bereits zugeordnete Nachrichten bleiben als Teil der Bewerbungsakte erhalten. Die Löschung personenbezogener Daten kann jederzeit unter management@hyrona.de verlangt werden. Wir löschen sie innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Betrifft Ihre Anfrage eine Bewerbung, richten Sie sie bitte an das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben — wir leiten sie andernfalls dorthin weiter. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.
